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Les personnes inscrites sont tenues de conserver pendant cinq ans les dossiers relatifs à leur participation au PPC, y compris une feuille de suivi des activités et les pièces justificatives des activités de PPC réalisées.

Feuille de suivi des activités

Votre feuille de suivi des activités permet de documenter votre progression relativement aux exigences du PPC au cours du cycle de deux ans qui vous est attribué, et sert au comité d’AQ à vérifier votre participation en cas d’audit. Votre feuille de suivi doit inclure les renseignements suivants :

• Dates du cycle
• Date d’achèvement de l’activité 
• Catégorie de l’activité (sections A, B ou C)
• Catégorie de contenu, le cas échéant (éthique, EDI et/ou supervision) 
• Courte description de l’activité, y compris le nom de l’organisateur, du conférencier ou du présentateur, le nom des collègues concernés ainsi que des précisions sur les sujets ou le contenu abordés
• Courte réflexion sur la façon dont l’activité a contribué à l’amélioration de vos connaissances ou de vos compétences, ou soutenu l’atteinte des objectifs établis dans votre auto-évaluation

Utilisez une nouvelle feuille de suivi pour chaque cycle d’AQ.

MODÈLES DE FEUILLE DE SUIVI TÉLÉCHARGEABLES

Les modèles de feuilles de suivi ci-dessous contiennent les renseignements requis dans le cadre d’un audit ou d’une évaluation. Cliquez sur Télécharger le modèle et enregistrez le fichier sur votre appareil afin d’y consigner vos renseignements.

PIÈCES JUSTIFICATIVES

Vous êtes tenu de conserver des pièces justificatives afin de confirmer votre participation aux activités de PPC consignées. Voici quelques exemples de pièces justificatives acceptables :

• Certificats d’achèvement ou certificats de formation continue (FC)
• Correspondance par courriel ou lettre confirmant la participation
• Confirmation d’inscription
• Plans de cours
• Reçus liés à des frais d’inscription à des événements ou à l’achat de matériel
• Ordres du jour, documents distribués ou diapositives de présentation
• Notes datées liées aux activités ou à l’autoapprentissage

Si aucune pièce justificative n’est accessible ou fournie pour une activité, votre feuille de suivi devrait contenir suffisamment de détails dans la description de l’activité pour en confirmer la réalisation. Les détails devraient inclure ce qui suit :

• Nom ou titre de l’événement, du cours, du programme, etc.
• Nom de l’organisateur, du fournisseur, du conférencier ou de l’association responsable de l’activité
• Référence ou lien Web vers toute ressource d’autoapprentissage (p. ex., articles scientifiques, livres, etc.) 
• Nom des pairs ou collègues concernés (p. ex. superviseur, personne supervisée, praticien-conseil, etc.)

Pour en savoir plus sur le niveau de détail attendu dans le cadre d’un audit, veuillez consulter les Lignes directrices relatives à la soumission d’un audit d’AQ.