Tout au long de l鈥檃nn茅e, le Comit茅 d鈥檃ssurance qualit茅 (AQ) m猫ne des audits afin de surveiller le respect des exigences du programme et, au besoin, de favoriser l鈥檃m茅lioration continue par des activit茅s 茅ducatives. Un audit d鈥橝Q consiste en un examen global de votre participation aux volets d鈥檃uto-茅valuation et de perfectionnement professionnel continu (PPC) au cours d鈥檜n cycle donn茅 de deux ans.
S脡LECTION AUX FINS D鈥橝UDIT
Les personnes inscrites peuvent 锚tre s茅lectionn茅es pour participer 脿 un audit d鈥橝Q de l鈥檜ne des fa莽ons suivantes聽:
- 脡chantillonnage al茅atoire ou stratifi茅
- D茅faut de soumettre une d茅claration d鈥檃ch猫vement
- S茅lection cibl茅e visant 脿 assurer le suivi de pr茅occupations relev茅es lors d鈥檜ne v茅rification ou d鈥檜ne 茅valuation ant茅rieure
Vous serez avis茅 par courriel si vous 锚tes s茅lectionn茅 pour un audit d鈥橝Q et des instructions vous seront fournies.
LIGNES DIRECTRICES RELATIVES 脌 LA SOUMISSION D鈥橴N AUDIT
Les soumissions dans le cadre d鈥檜n audit doivent comprendre les documents suivants afin de permettre au comit茅 d鈥橝Q d鈥櫭﹙aluer vos dossiers de fa莽on exacte et efficace. Les soumissions qui ne contiennent pas les renseignements requis peuvent vous 锚tre retourn茅es afin d鈥櫭猼re soumises de nouveau ou entra卯ner des mesures de la part du comit茅.
- Feuille de suivi des activit茅s de PPC pour votre cycle de deux ans le plus r茅cemment termin茅 (p. ex. du 1er聽juillet 2024 au 30聽juin 2026)
- Pi猫ces justificatives permettant de v茅rifier la participation aux activit茅s consign茅es
- Le Plan de perfectionnement professionnel rempli dans votre guide d鈥檃uto-茅valuation pr茅c茅dent (p. ex. si vous faites l鈥檕bjet d鈥檜n audit pour le cycle聽2024-2026, soumettez le plan figurant dans votre guide d鈥檃uto-茅valuation de 2024)
- Votre guide d鈥檃uto-茅valuation le plus r茅cemment rempli (p. ex. 2026)
Format de soumission聽:
- Tous les documents doivent 锚tre soumis 茅lectroniquement en format PDF sous forme de fichiers distincts. Si vous n鈥櫭猼es pas en mesure de soumettre les documents 茅lectroniquement, veuillez 茅crire 脿 l鈥檃dresse qualityassurance@cpbao.ca.
- Les fichiers 茅lectroniques doivent respecter la convention d鈥檃ppellation 蝉耻颈惫补苍迟别听:
Nom de l鈥櫭﹙茅nement ou description de l鈥檃ctivit茅 鈥� date d鈥檃ch猫vement (exemple聽: S茅minaire Barbara Wand 鈥� 13聽juin 2025). - Les pi猫ces justificatives doivent indiquer clairement 脿 quelle activit茅 figurant dans votre feuille de suivi elles se rapportent.
CONSEILS POUR LA SOUMISSION D鈥橴N AUDIT
- Les d茅tails des activit茅s et les dossiers justificatifs doivent correspondre aux exigences de participation associ茅es 脿 votre type ou statut de certificat ainsi qu鈥櫭� ce qui a 茅t茅 d茅clar茅 dans votre d茅claration d鈥檃ch猫vement.
- Seules les activit茅s r茅alis茅es au cours du cycle de deux ans peuvent 锚tre prises en compte pour satisfaire aux exigences.
- Afin de fournir suffisamment de d茅tails, demandez-vous quels renseignements seraient n茅cessaires pour confirmer votre participation et d茅montrer ce que vous avez appris聽:
- Par exemple, si vous d茅clarez des heures de supervision, indiquez la personne supervis茅e, la date et la dur茅e de chaque rencontre, ainsi qu鈥檜ne description g茅n茅rale de chaque interaction ou discussion.
- Assurez-vous que la description de l鈥檃ctivit茅 pr茅cise en quoi celle-ci a contribu茅 脿 votre perfectionnement professionnel et de quelle fa莽on elle satisfait aux exigences de contenu applicables, par exemple en mati猫re d鈥橢DI ou d鈥櫭﹖hique et de jurisprudence.
- 脡vitez d鈥檜tiliser des acronymes qui pourraient ne pas 锚tre largement connus.
CONSEILS RELATIFS AUX PI脠CES JUSTIFICATIVES
- Si vous avez conserv茅 plusieurs pi猫ces justificatives pour une m锚me activit茅, veuillez soumettre uniquement le document qui fournit les renseignements les plus clairs concernant votre participation ou l鈥檃ch猫vement de l鈥檃ctivit茅.
- Les pi猫ces justificatives peuvent comprendre des certificats d鈥檃ch猫vement, des programmes de cours ou des re莽us d鈥檌nscription, ainsi que de la correspondance confirmant la participation 脿 des 茅v茅nements (p. ex. courriels confirmant la participation 脿 des s茅ances scientifiques ou lettres d鈥檃ttestation concernant votre participation 脿 un conseil, une association ou un comit茅 professionnel).
- N鈥檌ncluez pas de pi猫ces justificatives pour des activit茅s qui n鈥檕nt pas 茅t茅 consign茅es et class茅es dans votre feuille de suivi du PPC 鈥� elles ne seront pas prises en compte aux fins des exigences.
- Les 茅l茅ments suivants sont pr茅sent茅s par ordre de priorit茅聽:
- Certificat de formation continue d茅livr茅 par l鈥檕rganisateur de l鈥櫭﹙茅nement ou de l鈥檃ctivit茅
- Dossiers ou courriels de confirmation d鈥檌nscription ou de participation qui vous sont adress茅s, indiquant le nom et la date de l鈥櫭﹙茅nement ou de l鈥檃ctivit茅
- Documents li茅s 脿 l鈥檃ctivit茅 que vous avez cr茅茅s ou qui vous ont 茅t茅 fournis (p. ex. affiche scientifique, pr茅sentation de diapositives, 茅bauche d鈥檜n article r茅dig茅 ou r茅vis茅, ou lien vers un texte publi茅, etc.)
- R茅f茅rences textuelles, DOI, liens Web ou r茅sum茅s d鈥檃rticles scientifiques
- Notes dat茅es li茅es aux activit茅s ou 脿 l鈥檃utoapprentissage
- Types de pi猫ces justificatives qui ne sont pas 补肠肠别辫迟茅蝉听:
- Documents, outils ou pr茅sentations prot茅g茅s par le droit d鈥檃uteur
- Photos ou num茅risations de livres imprim茅s
- Textes int茅graux que vous avez publi茅s, r茅vis茅s ou lus (p. ex. copie compl猫te d鈥檜n article, d鈥檜n livre ou d鈥檜n manuel de test)
- Dossiers contenant des renseignements permettant d鈥檌dentifier un client, notamment dans le cadre de la d茅claration d鈥檃ctivit茅s de supervision, de consultation ou de suivi des r茅sultats
Si vous avez besoin d鈥檃ide pour pr茅parer votre soumission d鈥檃udit, veuillez communiquer avec l鈥櫭﹒uipe d鈥檃ssurance de la qualit茅 脿 l鈥檃dresse qualityassurance@cpbao.ca.